先日5月25日に、政府が東京など5都道県への緊急事態宣言を解除し、今日6月1日から、近所の原宿ラフォーレはじめ、様々な商業施設や企業が操業を再開し、表参道・原宿にも人が戻ってきました。

エポックシードでは、6月以降も引き続き社員は基本リモート勤務としてます。
ただ、どうしても出社が必要な場合は、Googleカレンダーおよび勤怠チャット、朝Mtgでの情報を共有し、出社日が重ならないようにしています。

今回のリモート体制への移行は、弊社では非常にスムースに行われました。それを少し振り返ってみようと思います。

 

■3月中旬からすでに一部リモートへ
2020年3月中旬、コロナの影がちらつく中で、オリンピックを今年開催するか否かでオリンピック委員会の発言に一喜一憂する報道が流れていた頃から、会社の対応は始めていました。

 

「リモートで仕事ができる人は、出来る限りリモートで仕事をする」というアナウンスを行い、平時からリモート勤務になれていた幼稚園のお子さんがいる社員は早速自宅勤務に切り替えました。

また、この頃にはランチで外食に行きにくい心理的な状況にもなっていたので、会社で冷凍宅食を注文し、希望する社員にはランチとして提供を開始しました。

 

 

しかし、3月23日の連休明け月曜日の早朝、感染者急増の報道を受け危機感を感じたため「今週来週は原則リモートで仕事をして下さい。出社の場合は、午前中には自宅勤務を行いオフピーク出社＆帰社にして下さい」と朝6時台に会社のチャットワークで緊急指示しました。

早朝の緊急指示を受け出社組はオフピーク出社を実施し、オフィスで以降の半リモート勤務の準備と仕事を行いました。

そして、翌3月24日、東京オリンピックの延期が決定。
当時は代々木公園は桜の花見客を警戒し、閉鎖となる日も出ていました。

■リモート勤務の慣らし期間でスムースに移行

思い返せば、その週に行ったオフピーク出社＆帰宅が、バックオフィス担当含めた完全リモート勤務の慣らし期間となりました。

弊社では海外のクライアントが多かったこともあり、以前からFacebookメッセンジャーやSlack、チャットワークなど様々なツールを活用して、テキストや音声、動画通話でのコミュニケーションに慣れていたものの、全員が習熟していたわけではないので、各自の自宅での作業環境確認や、GoogleMeetsなどビデオ会議ツールに慣れるための貴重な時間となりました。

また、物理的にもモニターが必要な社員には、タクシー代を出して会社に余っていたモニターを持ち帰らせたり、自宅に机が無かった社員には、机を車で自宅まで運んで提供したり（ネットでもう机がすぐ買えない状況だった・・）準備を進めることができました。

 

■4月2日から毎日定例の全社Mtgスタート

慣らし期間の気づきとして、オフィス空間でのワイガヤな非言語コミュニケーションが生まれない、クライアントプロジェクト毎のメンバーMtgではプロジェクト進行が目的となり雑談が生まれにくい、みんなが全体を把握しにくいため、相談しにくいなどの課題が見えてきました。

また、自宅で延々仕事ができてしまったり家族の目があり息詰まるなかでストレスが溜まり、集中力が持続しないといった問題が発生してきました。

（弊社ではこの時期、世間の自粛とは裏腹に、案件の問い合わせなども重なり通常よりも少し忙しくなっていたこともありますが。。）

そこで、毎日バックオフィスと全クライアントの進捗や、お互いの状況共有、雑談を行う定例Mtgを設定しました。4月の末からは、ホワイトボード的な進捗の可視化ができればと、GsuiteのGoogleサイトを活用し、社内メンバーしか閲覧できないサイトを構築して議事を進行していきました。

Googleサイトは、同時編集はもちろん、好きな画像も入れられてデザインに自由度が高いので、シンプルなテキストで議事録などでも使用するGoogleドキュメントと違い、心をやわらげてMtgを進める助けになったように思います。

 

■なぜ、スムースに移行できたのか？

私の前職だったアジャイルメディアでは、社内で後ろの席の人ともチャットワークでコミュニケーションをとっており、チャットツールの活用が創業時から当たり前だったことがあります。

また、私がオフィスにいないことも多くスタッフとリモートで仕事を毎日していたので、時間効率化のために外出した出先でノートPCやスマホで作業することが多かったため、自ずとDropboxやGsuiteのサービスが整備されていて、ワーケーションなどにも対応してきた経緯もあります。

さらに、海外のクライアントも多かったので、チャットツール各種を活用した非同期のコミュニケーションや、Gsuiteなどでのリモート同時編集作業、ビデオ会議などに慣れていたことにあります。

リモートへのスムースな移行は、日頃から個々の柔軟な働き方やクライアント対応が有事に活かされた形となりました。

これからはWithコロナになるわけですが、引き続き社員の健康と、仕事の両立のサポートにもチカラを注いでいければと思います。